Сколько нужно хранить природоохранные документы?

Как в любом делопроизводстве у эколога год от года растут объемы разрабатываемой и получаемой документации на объект. Сколько же нужно хранить природоохранные документы?

Как правило, требования по ведению каждого из видов документации установлены в нормативных правовых документах (НПА), определяющих нюансы их разработки, подготовки, подачи. Сроки хранения документов в таких НПА также устанавливаются, но редко. При наличии сроков хранения в таких НПА они должны быть соблюдены. А если срок хранения таким НПА не установлен?

В таком случае сведения о сроках хранения следует взять из Приказа Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (далее – Приказ № 142). При этом нельзя не отметить, что Приказ № 142 предназначен для формирования Архивного фонда РФ и на организации, не задействованные в его формировании, распространяться не должен. Тем не менее, приказ зарегистрирован в Минюсте России, а, значит, подлежит обязательному исполнению. Полагаем, что неприменение требований приказа за рамками формирования госархива сегодня, не значит, что завтра практика не переменится, и требования не будут распространяться на всех. Безопаснее уже сегодня соблюдать требования приказа, к тому же дополнительных затрат это не вызывает.

В Разделе 8 Приказа № 142 установлены сроки хранения основной документации в области охраны окружающей среды, куда вошли документы по оценке воздействия на окружающую среду и экологической экспертизе, по нормированию в области охраны окружающей среды, обращению с отходами производства и потребления, радиоактивными отходами. Также отдельным разделом установлены сроки хранения документов в области градостроительной деятельности.

Сроки хранения в эксплуатирующих и управляющих объектами организациях установлены в колонке 7 таблицы Приказа. Для примера приведем некоторые позиции Приказа № 142:

Если же наравне со сроками, установленными Приказом № 142, аналогичные сроки установлены НПА, регламентирующим процедуру разработки, подготовки какого-либо документа, то лучше в качестве перестраховки использовать больший из сроков.

Так, например, приказом Минприроды РФ от 19.11.2021 N 871 "Об утверждении порядка проведения инвентаризации стационарных источников и выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух, корректировки ее данных, документирования и хранения данных, полученных в результате проведения таких инвентаризации и корректировки" установлена обязанность хозяйствующего субъекта хранить предыдущий отчет о проведенной инвентаризации выбросов неограниченный срок, что соответствует требованиям Приказа № 142. А приказом Минприроды РФ от 08.12.2020 N 1028 "Об утверждении Порядка учета в области обращения с отходами" установлена обязанность хранения обобщенных данных учета отходов в течение 5 лет с момента их формирования, Однако Приказ № 142 предписывает хранить данные материалы до ликвидации организации.

Относительно недавно зарегистрирован Минюстом России и опубликован приказ Росархива от 12.12.2023 N 154 (далее – Приказ № 154), которым утверждена Инструкция по применению Приказа № 142 и в котором приведены разъяснения к исчислению обозначенных в Приказе № 142 сроков хранения документации. Установлены следующие положения.

Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Для нормативно технической документации, формируемой в комплекты, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором комплект был утвержден.

Временные сроки хранения реестров, регистров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, обязательные же процедуры по оценке ценности такой документации для целей включения в Архивный фонд РФ затрагивают лишь документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. При реорганизации организации документам со сроком хранения «До ликвидации организации», не включаемым в состав Архивного фонда РФ и утратившим практическое значение, устанавливается срок хранения «До минования надобности».

Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения таких документов, при этом этот срок хранения не может быть менее 1 года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

В Приказе № 154 также содержатся указания на то, что Перечень, утвержденный Приказом № 142, используется органами государственной власти, органами местного самоуправления, а также государственными внебюджетными фондами, государственными корпорациями, государственными компаниями и организациями [подразумевается, что государственными подведомственными организациями]. Тем не менее, как говорилось выше, за неимением установленных сроков в иных документах приходится использовать информацию из приказа Росархива.